HR nên làm gì để nâng cao trải nghiệm ứng viên IT?

Giống như cách các bạn Sales và Marketing nói nhiều về việc cải thiện trải nghiệm khách hàng thì dân HR chúng mình cũng rất quan tâm tới việc nâng cao trải nghiệm ứng viên. Trong ngành IT mà chúng mình đang làm việc, vị thế của ứng viên luôn luôn ngang hàng với nhà tuyển dụng. Giống như 1 người mua hàng, các bạn ứng viên chính là những người được cung cấp dịch vụ. Nếu họ có những trải nghiệm tốt, khả năng họ chấp nhận Offer sẽ cao hơn, việc họ chia sẻ với bạn bè và người quen về những trải nghiệm tốt đó cũng giúp doanh nghiệp thu hút được nguồn ứng viên một cách tự nhiên và bền vững nhất.

Thế nào là trải nghiệm ứng viên?

Trải nghiệm ứng viên là tập hợp những cảm nhận/cảm giác mà người tìm việc có được thông qua tương tác & giao tiếp với nhà tuyển dụng trong giai đoạn ứng tuyển, bao gồm tất cả các điểm chạm trong quá trình tìm kiếm thông tin, nộp đơn xin việc, tham gia phỏng vấn cho đến ngày onboarding gia nhập công ty.

Vì là cảm nhận nên chắc chắn sẽ có cảm nhận tốt và cảm nhận chưa tốt. Thống kê cho thấy, tới khoảng 72% người tìm việc chia sẻ những trải nghiệm tiêu cực của mình với quá trình tuyển dụng của công ty nào đó lên các nền tảng mạng xã hội, với bạn bè, đồng nghiệp của họ. Tiếng lành đồn xa, tiếng xấu còn đồn xa và nhanh hơn nữa, đặc biệt khi mạng xã hội ngày càng phát triển, mọi người rất dễ dàng có thể chia sẻ những suy nghĩ của mình lên các trang MXH cá nhân hoặc chia sẻ trong hội, nhóm review. Để bảo vệ cho thương hiệu tuyển dụng cá nhân và doanh nghiệp, thiết nghĩ mỗi HR nên tự trang bị và nâng cao kiến thức của bản thân để đem tới những trải nghiệm tốt nhất cho các khách hàng của mình – chính là các ứng viên.

Trước hết chúng ta hãy cùng nhìn lại những thống kê về các “trải nghiệm tệ” mà ứng viên thường gặp phải dựa trên các bảng khảo sát:

1. Mất nhiều thời gian để tìm hiểu thông tin về công ty, về vị trí tuyển dụng
Rất nhiều công ty không chú trọng việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng của công ty, không có trang website, không có fanpage,… dẫn tới việc ứng viên tốn rất nhiều thời gian mà không tìm hiểu được những thông tin giá trị về tổ chức.
Trong thời đại 4.0 – thời đại bùng nổ thông tin, công ty nào không cung cấp được thông tin của mình thì chính là đã sau các đối thủ của mình nhiều bước.

2. Không nhận được đủ phản hồi trong suốt quá trình ứng tuyển, phỏng vấn…
Có rất nhiều ứng viên phàn nàn về việc không được HR phản hồi khi nhận CV, không được thông báo kết quả phỏng vấn, việc liên hệ và trao đổi với HR còn nhiều khó khăn, chậm trễ…

3 Quy trình, thủ tục tuyển dụng dài dòng, rắc rối, mất nhiều thời gian & effort
Đối với ứng viên IT, việc phải tham gia 1 quy trình phỏng vấn kéo dài 2-3 vòng, kéo dài 1-2 tháng là quá sức với họ. Đồng thời, việc phải điền các biểu mẫu không thực sự cần thiết cũng gây ra những trải nghiệm khó chịu với ứng viên.

4 Quá trình phỏng vấn: việc sắp xếp phỏng vấn, hậu cần, người phỏng vấn, các phản hồi không kịp thời…

5 Tuyển dụng lấy chỉ tiêu, ứng viên vào công ty mới thấy không phù hợp với văn hóa

Để tạo nên 1 trải nghiệm tốt, hẳn nhiên cần sự phối hợp từ phía công ty, phía hiring manager và các bộ phận liên quan. Tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết này, mình xin phép giới hạn trong phạm vi HR. HR cần làm gì để cải thiện trải nghiệm ứng viên của mình?

Đầu tiên, trước khi nghĩ đến việc cải thiện trải nghiệm ứng viên, các bạn HR cần phải hiểu rõ về hành trình ứng viên sẽ trải qua khi tham gia quá trình ứng tuyển tại doanh nghiệp của bạn. Tại mỗi bước, cần hiểu rõ các “điểm chạm” giao tiếp, các sự kiện diễn ra là gì… Tiếp đó, sẽ dựa trên phân tích insight của ứng viên, những kỳ vọng của ứng viên trong từng giai đoạn, dựa trên phân tích khảo sát từ các ứng viên đã tham gia quy trình… để biết được mình cần cải thiện những điểm nào.

Về hành trình của ứng viên và các điểm chạm, các bạn có thể tham khảo tại hình dưới đây:

Hành trình thông thường của 1 ứng viên sẽ cần trải qua 7 bước:

Bước 1: Nhận thức
Khi UV chủ động có nhu cầu tìm việc, họ sẽ tìm đến các trang tuyển dụng, mạng xã hội (Facebook, Linkedin, Google Search…) Do vậy, một ứng viên sẽ tương tác lần đầu tiên với tổ chức của bạn thông qua:
· Facebook, LinkedIN – thông thường nếu các tài khoản doanh nghiệp không chạy quảng cáo thì các tài khoản cá nhân các bạn tuyển dụng viên sẽ tiếp cận các UV đầu tiên thông qua các forum, nhóm facebook/zalo… Do vậy, bài viết cần cung cấp đủ thông tin, title hấp dẫn, hình ảnh đủ ấn tượng.
· Quảng cáo việc làm: TopCV, Itviec, vieclam24h -> JD, nội dung đăng tuyển cần chỉn chu, đầy đủ, có thông tin liên hệ tới HR hoặc công ty (nếu được job sites cho phép).
· Trang tuyển dụng của công ty: đảm bảo web tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm. Điều này sẽ giúp ứng viên tiết kiệm thời gian và công sức

Đối với ứng viên bị động, nhận thức của các bạn sẽ được bắt đầu với sự tương tác với các bạn TA hoặc headhunt. Họ sẽ là người khơi gợi nhu cầu chuyển việc cho ứng viên.

Bước 2: Cân nhắc

Nếu ở bước Nhận thức, UV có đưa ra được 3-5 sự lựa chọn ứng tuyển thì ở bước cân nhắc, UV sẽ quyết định tìm hiểu kỹ hơn về công ty, thông qua bạn bè/ người quen, website, fanpage hoặc các trang Review công ty.

Một số gợi ý cải thiện:
· Làm thế nào để nhân viên công ty giới thiệu tốt về môi trường với bạn bè? -> Cần cải thiện môi trường làm việc, chế độ, xây dựng văn hóa rõ ràng -> có như vậy nhân viên hiện tại mới tự tin chia sẻ giới thiệu cho bạn bè; có chính sách thưởng cho người giới thiệu
· Website: Có đầy đủ JD cho các vị trí đang mở tuyển, thông tin được cập nhật liên tục và mới nhất;
· Fanpage: có các bài viết thể hiện văn hóa môi trường làm việc, có nhiều tương tác với nhân viên hiện tại và nhân viên cũ
· Trang review: Hạn chế các tin review thất thiệt, có những bài đăng đính chính (nếu cần thiết)
Đối với ứng viên bị động, hãy làm cho quá trình tìm hiểu về job trở nên dễ dàng khám phá.

Bước 3: Quan tâm
Điểm chạm trong giai đoạn này chính là giữa UV và TA của công ty. Do vậy TA cần tạo ấn tượng tốt, thoải mái chia sẻ, tận trình hỗ trợ (có thể không hợp tác được lần này thì duy trì mối quan hệ cho những lần sau). Cần chú ý các điểm sau:
· TA cần thường xuyên nghiên cứu về insight ứng viên, về đặc điểm nhân khẩu học để biết cách gợi mở, tư vấn, thuyết phục, chạm được tới pain point của ứng viên
· Liên hệ với ứng viên qua kênh liên lạc mà UV thấy thuận tiện nhất, vào khung thời gian UV có thể trao đổi
· Phản hồi nhanh chóng, đầy đủ thông tin, tránh “hứa” và “vẽ” ra những thứ không có hoặc qua xa so với thực tế.

Bước 4: Ứng tuyển
Ở bước này, có một số điểm cần lưu ý:
· TA cần hiểu rõ về quy trình phỏng vấn, người phỏng vấn, style của người phỏng vấn… để trao đổi và cho ứng viên sự chuẩn bị trước
· Website: (1) Nội dung hướng dẫn ứng viên nộp CV phải rõ ràng, súc, tích, thực sự cần thiết (2) Đơn giản hóa quy trình ứng tuyển. (3) Làm cho việc ứng tuyển trở nên đơn giản, dễ dàng, có thể apply trực tiếp qua thiết bị di động..
· Đối với UV đến site tuyển dụng của công ty qua một website tìm việc khác, mô tả công việc và hướng dẫn ứng tuyển, cách thức liên lạc là vô cùng cần thiết

Với ứng viên bị động, cần làm cho quá trình ứng tuyển thật đơn giản, không tốn quá nhiều công sức.

Bước 5: Lựa chọn
Ở giai đoạn này, chúng ta sẽ có rất nhiều điểm chạm với ứng viên, do vậy cần đặc biệt chú ý:
· Cải thiện việc phản hồi liên tục cho ứng viên. Cập nhật trạng thái thường xuyên sẽ giúp ứng viên có thể chủ động tham gia vào quá trình tuyển dụng (Các mốc cần phản hồi: Sau khi nhận CV, Báo fail CV hoặc hẹn PV, Báo kết quả PV vòng 1, vòng 2…hoặc chờ đợi cân nhắc thêm; Gửi lời cảm ơn)
· Quy trình phỏng vấn rõ ràng. Thông báo rõ ràng ngày giờ, địa điểm, hướng dẫn cách tới và liên hệ.
· Chuẩn bị phòng ốc, hậu cần kỹ càng. Liên hệ các bên liên quan trước đó.
· Vai trò của người phỏng vấn là rất quan trọng trong tạo trải nghiệm tốt -> Người phỏng vấn cũng cần lưu ý về cách trao đổi, đặt câu hỏi và khai thác đa chiều, tác phong (quần áo, đi đứng, nói chuyện); cần đọc CV và nghiên cứu ứng viên trước; đến đúng giờ – không để UV chờ đợi lâu.
· Theo khảo sát lương, nhân viên kỳ vọng người phỏng vấn sẽ cho họ thấy được tiềm năng phát triển của công ty, văn hóa làm việc và môi trường, Những cơ hội/thử thách nếu họ gia nhập, cách làm việc của sếp, cấu trúc team, thời gian làm việc thực tế (có nhiều OT không), các hoạt động thể hiện sự quan tâm tới nhân viên… nên NPV/TA cần nắm bắt được mong đợi của UV để chia sẻ kỹ hơn về điểm họ quan tâm.
· Hạn chế sử dụng điện thoại hoặc làm việc cá nhân trong thời gian phỏng vấn
· Ghi chú buổi phỏng vấn và giải thích với ứng viên về hành động này nếu bạn sử dụng laptop
· Văn phòng, tòa nhà (cảm nhận với bảo vệ, lao công, các nhân viên khác trong công ty, không khí làm việc), cơ sở hạ tầng

Bước 6: Offer
Ở giai đoạn Offer, HR cần chú ý:
· Cần cung cấp thông tin Offer cụ thể, qua kênh thông tin chính thức. Tránh các vấn đề “tiền hậu bất nhất” – trong phỏng vấn, thảo luận đàm phán 1 đằng, offer gửi 1 nẻo.
· Việc tiến hành check reference là vô cùng nhạy cảm, hãy tiến hành 1 cách tế nhị thông tin của ứng viên.
· Onboarding email cần cung cấp đủ các nội dung UV cần chuẩn bị cho ngày gia nhập tổ chức.
· TA có thể chia sẻ thêm về phòng ban, sếp, cấu trúc team, cách làm việc của Phòng để team khỏi bỡ ngỡ (nếu ở vòng PV chưa chia sẻ kỹ).

Bước 7: Hội nhập
Kỳ vọng của ứng viên:
· Hướng dẫn công việc và quy trình tiếp quản công việc rõ ràng
· Thủ tục hồ sơ quản lý nhân sự tiến hành nhanh, chuẩn
· Môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ nhau…

Do vậy, HR cần lưu ý một số điểm như:
· Day One nên tổ chức với nhiều sự tương tác và thể hiện được những giá trị văn hóa của tổ chức. BGĐ chia sẻ về văn hóa, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của tổ chức.
· Hướng dẫn cách thức hội nhập, làm việc, quy trình làm việc, hệ thống tài nguyên nội bộ của tổ chức -> Còn thiếu việc hướng dẫn quy trình làm việc cho nhân viên mới (Ví dụ Dev thì báo cáo cho ai, báo cáo như nào, làm việc trên môi trường nào….?)
· Văn hóa ăn uống, nghỉ ngơi
· Văn hóa vui chơi, hội họp
· Người đồng hành (cùng team) trong thời gian đầu?

Cần phân tích dữ liệu hành vi của ứng viên, theo dõi dựa trên số liệu thì từ đó mới biết mình cần cải thiện điều gì. Doanh nghiệp nên xây dựng các bản khảo sát để gửi cho ứng viên sau mỗi giai đoạn hoặc dựa trên trao đổi trực tiếp của TA về trải nghiệm của ứng viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ cần biết mình cần cải thiện điều gì trên hành trình trải nghiệm của ứng viên.