Seminar: “Đề Xuất Tinh Gọn”

Trong doanh nghiệp bộ phận nào khi làm việc với khách hàng cũng thường xuyên phải đưa ra các đề xuất. Cụ thể như nhóm Sale luôn phải đề xuất với khách hàng về giá về giải pháp để lấy các dự án hay team phát triển thì cũng thường sẽ đưa ra các đề xuất về kỹ thuật, liên quan đến việc xử lý vấn đề,…

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để xây dựng một đề xuất tinh gọn và được khách hàng phản hồi tích cực. Nhận thấy tầm quan trọng này, bạn C. từ bộ phận Sales đã tổ chức buổi chia sẻ về chủ đề “Đề Xuất Tinh Gọn” (Lean) nhằm giúp mọi người hiểu rõ và vận dụng được phương pháp này trong công việc.

1. Khái Niệm về “Đề Xuất Tinh Gọn”

Khái niệm “Đề Xuất Tinh Gọn” được xây dựng dựa trên mô hình kết hợp giữa “Lean” (Con người và Quy trình) và “Six Sigma” (Dữ liệu + Quy trình). 

2. Mục Tiêu Chính của “Đề Xuất Tinh Gọn”

• Loại bỏ lãng phí và sai sót: Giúp tối đa hóa hiệu quả công việc bằng cách loại bỏ những hoạt động không cần thiết.
• Tối ưu hóa quy trình: Đảm bảo các quy trình được thực hiện một cách hiệu quả và chính xác nhất.
• Cung cấp thông tin và giá trị tốt nhất cho khách hàng: Đảm bảo rằng đề xuất đưa ra không chỉ đáp ứng mà còn vượt qua kỳ vọng của khách hàng.
• Phát triển nguồn nhân lực: Giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và hiệu quả làm việc thông qua các quy trình tinh gọn.
• Sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên: Đảm bảo rằng tất cả các nguồn lực đều được sử dụng một cách tối ưu nhất.

3. Nguyên Tắc Đề Xuất Tinh Gọn

Để xây dựng một đề xuất tinh gọn, cần tuân thủ 4 nguyên tắc sau:

1. Xây dựng hoặc tham chiếu sơ đồ tổng thể của dự án: Cần xác định rõ ràng vị trí hiện tại của dự án, phạm vi vấn đề đang gặp phải và các phạm vi liên quan.
2. Hoán đổi vị trí với khách hàng: Đặt mình vào vị trí của khách hàng để suy nghĩ và đưa ra các giải pháp phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ.
3. Xác định điểm hài lòng của khách hàng: Dựa trên sự hiểu biết về dự án và quan điểm của khách hàng, xác định các điểm hài lòng để thiết lập mục tiêu cho đề xuất.
4. Thực thi tốc độ và phản hồi kịp thời: Sau khi xác định được giá trị và thông tin cần thiết, cần thực hiện đề xuất với tốc độ nhanh nhất có thể và phản hồi lại khách hàng ngay lập tức.

4. Công Cụ Hỗ Trợ Đề Xuất Tinh Gọn

Trong buổi seminar, anh Công cũng giới thiệu công cụ 5W1H, giúp hỗ trợ việc xây dựng đề xuất tinh gọn bằng cách trả lời các câu hỏi cơ bản: 

Who: Xác định những người liên quan hoặc chịu trách nhiệm trong tình huống,

vấn đề hoặc dự án.

What: Xác định sự việc, sự cố, hoặc nhiệm vụ cụ thể.

When: Xác định thời gian hoặc thời điểm liên quan đến sự việc hoặc vấn đề.

Where: Xác định địa điểm hoặc vị trí liên quan đến sự việc hoặc vấn đề.

Why: Xác định lý do hoặc nguyên nhân của sự việc hoặc vấn đề.

How do: Xác định cách thức thực hiện công việc hoặc giải quyết vấn đề.

How much: Chi phí dự kiến để phát triển sản phẩm này là bao nhiêu?

How many: Cần bao nhiêu nhà phát triển, tài nguyên để hoàn thành dự án?

How often: Các cuộc họp hoặc kiểm tra tiến độ cần diễn ra bao lâu một lần?

How long: Dự kiến cần bao lâu để hoàn thành từng giai đoạn của dự án?

Buổi Seminar đã mang lại nhiều giá trị và giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách thức xây dựng một đề xuất tinh gọn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Hy vọng rằng những kiến thức được chia sẻ sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển và thành công của tất cả mọi người trong công việc.