Những đặc thù và khó khăn khi làm việc với khách hàng Nhật

Outsourcing là một chiến lược kinh doanh phổ biến trong ngành IT, cho phép các công ty ủy thác một phần hoặc toàn bộ các quy trình kinh doanh cho bên thứ ba. Đối với Việt Nam, thị trường Nhật Bản vẫn đang là một điểm đến lý tưởng cho các công ty phát triển phần mềm, nó mang lại rất nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức.

Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực Outsourcing cho đối tác Nhật là chủ yếu, VietIS nhận thức được việc cần thấu hiểu những sự khác biệt này để từ đó đưa ra các chiến lược làm việc nhằm đáp ứng mong đợi của khách hàng. Để góp phần nâng cao hiểu biết của đội ngũ làm việc trực tiếp với đối tác, ngày 20/08, anh Trần Trí Dũng đã có những chia sẻ về “Những đặc thù và khó khăn khi làm việc với khách hàng Nhật”.

Khi hợp tác với khách hàng quốc tế nói chung và Nhật Bản nói riêng, các doanh nghiệp thường gặp phải nhiều thách thức khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ và quy trình kinh doanh. Sự hiểu biết và đồng bộ hóa các quy trình làm việc là rất quan trọng nhưng cũng là một trở ngại lớn. Giao tiếp và trao đổi thông tin trở nên phức tạp hơn do những khác biệt về ngôn ngữ và cách hiểu. Ngoài ra, các vấn đề về pháp lý, tuân thủ và bảo mật thông tin cũng đòi hỏi sự cẩn trọng đặc biệt khi làm việc với đối tác quốc tế.
Việc xây dựng được mối quan hệ tin cậy và lâu dài với khách hàng quốc tế cũng là một thách thức, vì họ thường yêu cầu nhiều hơn về tính minh bạch, trách nhiệm và cam kết từ phía nhà cung cấp.

Khác biệt văn hóa Nhật Bản

Việc hợp tác với các đối tác Nhật Bản trong lĩnh vực outsourcing đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các khác biệt văn hóa độc đáo của người Nhật. Nhật Bản có nền văn hóa truyền thống rất đặc trưng, ảnh hưởng đến cách thức giao tiếp, ra quyết định và quản lý dự án trong outsourcing.
Ví dụ, người Nhật ưa thích sự khiêm tốn, tránh tranh luận trực tiếp và thích tập trung vào mục tiêu chung của nhóm hơn là lợi ích cá nhân. Đây là điều rất khác biệt với các nền văn hóa phương Tây chú trọng đến cá nhân và tranh luận rõ ràng. Các đội outsourcing phải học cách điều chỉnh phong cách làm việc để thích ứng với văn hóa Nhật Bản.

Khó khăn trong giao tiếp và ngôn ngữ

Một trong những thách thức lớn khi hợp tác với khách hàng Nhật Bản trong lĩnh vực outsourcing là sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa giao tiếp. Ở Nhật có 1 nền văn hóa sâu sắc về việc đọc bầu không khí bên cạnh nội dung trao đổi nên ngay cả khi cách diễn đạt có phần mơ hồ thì một cuộc trò chuyện vẫn có thể được thực hiện hiệu quả. Tuy nhiên ở nhiều nước trong đó có Việt Nam thì lại là “bạn phải nói rõ thì tôi mới hiểu”. Ví dụ, trong văn hóa Nhật, việc nói “có thể” thường được hiểu là một cách lịch sự để từ chối
Các vấn đề có thể xảy ra trong giao tiếp với người Nhật:

1. Phong cách giao tiếp ngữ cảnh cao: Trong một cuộc họp, khách hàng Nhật
   có thể nói “Đây là một ý tưởng thú vị” để thể hiện rằng họ cần thêm thời
   gian để suy nghĩ, thay vì nói trực tiếp rằng họ chưa sẵn sàng đồng ý.
2. Giao tiếp phi ngôn ngữ: Một nhân viên gật đầu trong khi nghe có thể được
   khách hàng Nhật hiểu là đồng ý, trong khi nhân viên đó chỉ muốn thể hiện
   rằng họ đang lắng nghe.
3. Sự khách biệt về ngôn ngữ: KH thích dùng từ “thời hạn cuối cùng” thay vì
   deadline

Sự khác biệt về văn hóa kinh doanh và quản lý dự án

Văn hóa kinh doanh và quản lý dự án của Nhật Bản có những điểm khác biệt đáng kể so với phương Tây. Trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, việc tôn trọng lẫn nhau, đề cao tính đội nhóm và tránh mạo hiểm là rất quan trọng. Quản lý dự án thường mang tính bảo thủ hơn, ít có những quyết định đột phá và mạo hiểm. Việc ra quyết định thường mất nhiều thời gian do cần sự đồng thuận của nhiều cấp quản lý.
Điều này dẫn đến những thách thức khi hợp tác với đối tác Nhật Bản trong lĩnh vực outsourcing. Cách tiếp cận thận trọng, ít ưa chuộng sự đổi mới và xu hướng tránh rủi ro của phía Nhật Bản có thể gây ra những bất đồng và chậm trễ trong quá trình thực hiện dự án. Việc thích nghi với những sự khác biệt về văn hóa và quản lý là rất quan trọng để tối ưu hóa hiệu quả hợp tác.

Vấn đề về bảo mật thông tin và quyền sở hữu trí tuệ

Khi làm việc với khách hàng Nhật Bản trong lĩnh vực outsourcing, vấn đề về bảo mật thông tin và quyền sở hữu trí tuệ là một trong những thách thức lớn. Các doanh nghiệp Nhật Bản thường rất coi trọng bảo vệ và quản lý các tài sản cũng như thông tin nhạy cảm của họ, do đó họ sẽ rất cẩn trọng khi chia sẻ thông tin với các đối tác bên ngoài.
Bên cạnh đó, quyền sở hữu trí tuệ cũng là mối lo lắng lớn của các doanh nghiệp Nhật Bản, họ luôn muốn kiểm soát chặt chẽ và giữ bí mật các công nghệ, sáng chế, hay quy trình sản xuất của mình. Vì vậy, việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ là một vấn đề khó khăn cần được giải quyết khi hợp tác với các đối tác Nhật Bản.

Thách thức trong việc xây dựng mối quan hệ tin tưởng

Xây dựng mối quan hệ tin tưởng với khách hàng Nhật Bản là một thách thức lớn trong việc làm việc trong lĩnh vực outsourcing. Văn hóa và phong cách giao tiếp khác biệt của họ đòi hỏi sự kiên nhẫn và thông cảm sâu sắc để có thể hiểu và đáp ứng nhu cầu của họ.
Một trong những yếu tố quan trọng là tính cẩn thận và chi tiết trong các quy trình, hợp đồng và giao tiếp. Khách hàng Nhật Bản rất coi trọng việc tuân thủ các thỏa thuận và cam kết. Việc không đáp ứng được các yêu cầu này sẽ rất khó lòng giành được niềm tin của họ.
Ngoài ra, việc thiết lập niềm tin không chỉ đến từ chất lượng công việc mà còn từ việc tham gia các buổi gặp mặt ngoại khóa và hiểu biết về cách thức kinh doanh của Nhật.

Khó khăn trong việc quản lý và kiểm soát chất lượng

Khi làm việc với khách hàng Nhật Bản trong lĩnh vực outsourcing, một thách thức lớn là việc quản lý và kiểm soát chất lượng công việc. Do sự khác biệt về văn hóa, chất lượng được xác định bằng những tiêu chuẩn rất khắt khe và chặt chẽ của người Nhật. Họ có sự tập trung và chú ý đến từng chi tiết rất cao, đồng thời yêu cầu các đối tác luôn đáp ứng
được những tiêu chuẩn nghiêm ngặt này.
Chúng đòi hỏi các nhà cung cấp dịch vụ outsourcing phải thích nghi với điều đó thông qua việc thiết lập các quy trình, quy định về chất lượng rất chi tiết và định kỳ kiểm tra, đánh giá một cách thường xuyên. Đồng thời phải đào tạo và thay đổi tư duy của nhân viên về mặt ý thức chất lượng và báo cáo dù đó chỉ là công việc nhỏ, vấn đề nhỏ…

Khó khăn về mặt thời gian và các mốc bàn giao sản phẩm

Sự khác biệt về múi giờ có thể gây ảnh hưởng đến việc phối hợp và giao tiếp trong công việc. Khách hàng Nhật Bản rất coi trọng việc tuân thủ các mốc thời gian và đặc biệt không chấp nhận sự chậm trễ ảnh hưởng đến các mốc bàn giao sản phẩm mà không được báo trước từ sớm. Với KH khi bạn thông báo là release vào ngày X thì tức là trong giờ làm việc của ngày X chứ không phải là cuối ngày X.

Khó khăn trong việc tăng/giữ năng suất/chất lượng

Ở Nhật Bản, sinh viên mới ra trường có xu hướng ở lại công ty họ làm việc lâu dài và hiện tại vẫn có nhiều người ở Nhật Bản cảm thấy ngại thay đổi công việc nhiều lần. Nhưng ở Việt Nam hay kể cả ở thị trường Âu, Mỹ thì việc nhân viên nghỉ việc là khá phổ biến => tiến độ & chất lượng dự án ở 1 vài thời điểm trong quá trình phát triển sẽ bị ảnh hưởng.